Création d'une archive

Le module Archivage se trouve dans le menu Utilitaires.

L'accès à ce module est soumis à des droits d'utilisation : seuls les utilisateurs disposant des droits adéquats peuvent accéder à ce module.

Attention : De par son caractère définitif et destructeur (les données sont effacées de la base courante, et ne peuvent y être réintroduites en cas d’erreur), la fonctionnalité d’archivage est généralement réservée à un référent unique au sein des services.

La page d'accueil du module présente la liste des archives déjà générées.

Page d'accueil du module Archivage

Attention : L’archivage se fait pour TOUS les modules sur une période sélectionnée.
Il n’y a pas d’archivage « à la carte » par module.

Pour générer une archive :

Cliquez sur le bouton Ajouter.

Informations à saisir pour la création d'une nouvelle archive

Renseignez la période d’archivage :

Champ [Date début (inclue)] (1) => saisir dans ce champ la date minimale à partir de laquelle vous souhaitez archiver les données de la base de données CITY-ZEN. Cette date sera inclue dans la période d’archivage.
Si des archives existent : la date de début est PRE-REMPLIE par défaut par la date de fin de la dernière archive générée.
Champ [Date fin (non inclue)] (2) => saisir dans ce champ la date maximale + 1 jour jusqu’à laquelle vous souhaitez archiver les données de la base de données CITY-ZEN. Cette date sera exclue de la période d’archivage.

Exemple :

En date du 01/01/2017, vous souhaitez archiver les données datant de plus de 5 ans :

Vous pouvez renseigner les dates de début [01/01/2000] et de fin [01/01/2012] correspondant à la période d’archivage des données.

Informations à saisir pour la création d'une nouvelle archive

Toutes les données dont les critères sont compris dans la période d’archivage du 01/01/2000 au 31/12/2011 seront automatiquement archivées et donc supprimées de la base de données CITY-ZEN.

Elles ne seront plus visibles dans CITY-ZEN.

Les données pour lesquelles la date de création est supérieure ( > ) ou égale ( = ) à la date du 01/01/2012 seront conservées et resteront accessibles dans CITY-ZEN.

Pour lancer l’archivage des données de tous les modules pour la période sélectionnée, cliquer sur Enregistrer.

Attention : L’archivage des données est irréversible et définitif.
La saisie d’une période trop récente, impliquera la suppression définitive de données récentes de la base de données CITY-ZEN.
Vous devez faire attention à ne laisser l’accès du module « ARCHIVAGE » qu'aux utilisateurs autorisés à archiver les données de l'environnement CITY-ZEN.

La création du fichier d’archive peut prendre plusieurs minutes. Ce fichier d’archive est généré, puis, déposé sur le serveur d’installation du logiciel d’ARCHIVAGE et est accessible uniquement via CITY-ZEN.

Attention : Si une période contient beaucoup de données, le processus d'archivage peut être assez long. Dans ce cas, il est préférable de réduire la période d'archivage et de créer plusieurs archives plus petites.

L’archive s’affiche dans la liste de la page d’accueil du module Archivage. Elle est automatiquement nommée avec un numéro d'index unique et de dates indiquant le début et la fin de période d'archivage (archive_1_du_01_01_0000_au_01_01_9999.archive).

Nommage des fichiers d'archive

Note : Le logiciel CITY-ZEN est proposé en mode "Software as a Service" (SaaS) : cela signifie qu'il est installé sur un serveur Edicia, et que le service de Police y accède via un navigateur web. Lors de l'archivage, le fichier d'archive est donc enregistré sur le serveur Edicia.
Pour pouvoir consulter une archive, il est donc nécessaire de la télécharger à partir du module Archivage, puis, de la copier dans un dossier local sur le poste de travail ou sur un espace réseau partagé au poste de Police.

Tableau récapitulatif de l'archivage :

Pour chaque module, un tableau Excel récapitulatif (bilan-archivage-modules.xlsx) donne le détail des critères utilisés pour l’archivage selon la version CITY-ZEN.

Ce tableau est fourni par Edicia. Vous pouvez en faire la demande par mail à [maintenance-pm@Edicia.fr] en précisant la version CITY-ZEN utilisée.

Tableau EXCEL bilan-archivage-modules.xlsx

Dans ce tableau, vous trouverez :

Des onglets différents selon la version CITY-ZEN utilisée (1)
En en-tête de page, le numéro de version CITY-ZEN concerné (2)
Dans le tableau, le détail des critères d’archivage par module pour la version CITY-ZEN concernée (3) :

o Le nom du module,

o Les informations archivées (données principales et données associées),

o La date qui sert de référence pour la période d’archivage,

o Les éventuels critères supplémentaires (clôture …etc…),

o Les informations supprimées lors de l’anonymisation.