Balance Fourrière
Présentation
Les régisseurs de recettes sont astreints à tenir une comptabilité dont la forme est fixée par le ministre du budget ou avec son accord (art.R.1617-16 du CGCT). Cette comptabilité doit permettre de dégager facilement à tout moment le solde de la caisse et des valeurs, pour les régies de recettes.
La comptabilité des régies de recettes est tenue selon la méthode de la partie double : chaque opération fait fonctionner un ou plusieurs comptes en débit et un ou plusieurs comptes en crédit.
Elle doit retracer toutes les recettes que le régisseur est habilité à encaisser par l'acte constitutif de la régie.
Le régisseur intègre, dans ses écritures, les opérations des mandataires au vue des pièces justificatives de recettes qu'ils lui transmettent. La comptabilité des régies de recettes est retracée en fonction des modes de perception des droits prévus dans l'acte constitutif.
Elle est organisée au moyen de comptes et de registres peu nombreux.
Elle est périodiquement apurée par le versement des disponibilités et des justifications de recettes au comptable assignataire.
La circulaire NOR/INT/F/02/00121/C, relative aux modalités d’application de la loi n° 99-291 du 15 avril 1999 relative aux polices et de l’article R 130-2 du code de la route, dans les aspects relatifs à l’encaissement des amendes forfaitaires et des consignations émises par les agents de police, précise que :
« Le régisseur remet chaque fin de mois au comptable du Trésor une balance. »
En fin de mois, le Régisseur totalise les écritures mensuelles passées sur le livre journal.
Le total mensuel doit apparaître ainsi que les antérieurs, les débits et crédits.
Le montant crédit cumulé obtenu doit être égal au dernier état récapitulatif des bordereaux de versement.
A partir de ces totaux, une balance des comptes en deniers est réalisée. Ce document permet de retracer les masses débitrices et créditrices (antérieurs, opérations du mois, total) et les soldes de la caisse, des chèques à l’encaissement et recettes à transférer. Un exemplaire de la balance des comptes en deniers du mois signé par le Régisseur est envoyé à la Trésorerie.
Le module Balance Fourrière permet d’éditer la balance des comptes en deniers.
Le module Balance Fourrière est disponible dans le menu Comptabilité.
La balance est généralement éditée à la fin de chaque mois. Cette balance présente tous les règlements qui ont été récupérés par le service de Police (colonne Débit) et tout ce qui a été transmis par le service de Police au service référent (colonne Crédit).
Les sommes récupérées par le service de Police (et qui apparaîtront dans la colonne Débit) correspondent aux sommes qui figurent dans le ou les bordereau(x) de transfert. Pour que la balance soit cohérente, seuls les bordereaux effectivement transférés au service référent doivent être pris en compte dans la Balance.
Au lancement du module, un tableau s’affiche, présentant la liste des enregistrements saisis depuis le 1er jour du mois en cours.
Tableau des enregistrements du mois
Le module Balance Fourrière est organisé autour d’un tableau de bord général qui permet de gérer l’intégralité des besoins à partir d’un seul écran.
Par défaut, ce tableau présente la liste des enregistrements créés à la date du jour, triés par dates décroissantes.
Il est possible d’effectuer une recherche sur ces enregistrements.
Une fois les critères saisis, il suffit de cliquer sur le bouton Filtrer pour obtenir un tableau de résultats (tableau des enregistrements correspondant aux critères saisis).
Il est possible de sélectionner un ou plusieurs enregistrements dans le tableau affiché à l’écran.
Pour ce faire il suffit de :
- Cliquer sur la petite case située à gauche de la ligne correspondant à l’enregistrement afin de la cocher.
- Cliquer sur la petite case située à gauche de la ligne d’en-tête des colonnes afin de sélectionner toutes les lignes du tableau en un seul clic. Toutes les cases du tableau sont alors cochées.
Les lignes sélectionnées sont alors surlignées en bleu.
En bas de l’écran, un ensemble de boutons vous permet d’accéder aux différentes fonctionnalités du progiciel.
Barre de boutons du module Balance Fourrière
Les principales fonctions sont accessibles rapidement en utilisant cette barre de boutons.
Le tableau ci-dessous récapitule les fonctionnalités accessibles depuis tous les modules (fonctions génériques), et leurs modalités d’utilisation.
Bouton |
Fonctionnalité |
Sélection d'un enregistrement |
Sélection de plusieurs enregistrements |
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Ajouter un enregistrement |
-- |
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Consulter un enregistrement |
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Imprimer un ou plusieurs enregistrements |
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- Boutons génériques :
AJOUTer
Ce bouton vous permet d’accéder à un formulaire de saisie des caractéristiques d’une nouvelle balance des comptes de la Fourrière.
Formulaire de saisie de la balance
Les formulaires de saisie sont constitués d’un ensemble de champs de saisie, regroupés par onglet type de champ (champs relatifs à un aspect de l’enregistrement).
Vous pouvez saisir au clavier les différentes informations relatives au bordereau.
Pour passer d’un champ de saisie à un autre, vous pouvez au choix :
- Utiliser la touche tabulation de votre clavier,
- Cliquer dans le champ sélectionné à l’aide de la souris.
Pour saisir les caractéristiques d’une nouvelle balance des comptes :
Attention : Les champs dont le libellé est affiché en rouge sont des champs obligatoires (c.f chapitre Formulaire de saisie).
Vous ne pourrez pas enregistrer votre saisie si ces champs ne sont pas renseignés.
- Dans le volet des menus, cliquez sur le menu Comptabilité, puis sur le sous-menu Balance Fourrière.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en bas de l’écran.
- Saisissez les informations dans les différents champs du formulaire de saisie.
- Cliquez sur un onglet pour que les champs relatifs au type d’information s’affichent à l’écran.
- Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l’écran.
L’écran présente à nouveau le tableau des balances du mois.
Votre nouvelle balance figure dans ce tableau.
Certains champs ou groupes de champs doivent obligatoirement être remplis avant d’enregistrer la fiche.
Le libellé de ces champs obligatoires (ou des onglets associés) est figuré en rouge.
Les champs ou onglets facultatifs présentent un libellé de couleur bleue.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l’écran pour lancer le calcul de la balance des comptes.
Les informations à saisir sont au nombre de 4 :
Libellé du champ |
Nature de l’information |
Description |
Valeur par défaut |
Date début |
Date |
Ce champ permet de saisir le bornage de début de la période sur laquelle la balance doit être calculée. Tous les paiements enregistrés depuis cette date, et jusqu’à la date indiquée dans le champ Date fin seront pris en compte. |
Par défaut, cette date est initialisée au premier jour du mois en cours |
Date fin |
Date |
Ce champ permet de saisir le bornage de fin de la période sur laquelle la balance doit être calculée. Tous les paiements enregistrés depuis la date Date début, et jusqu’à la date indiquée dans ce champ seront pris en compte. |
Par défaut, cette date est initialisée à la date du jour |
Commune |
Liste déroulante des communes |
Le choix d’une commune dans la liste permet de d’indiquer la commune à laquelle correspond cette balance |
Si le champ est laissé vide, la balance prendra en compte les règlements relatifs à toutes les communes |
Début exercice |
Date |
Ce champ permet de saisir le bornage de début de l’exercice comptable sur lequel la balance doit être calculée. Tous les paiements enregistrés depuis la date Date début, et jusqu’à la date indiquée dans ce champ seront pris en compte. |
Par défaut, cette date est initialisée au premier janvier de l’année en cours |
Fin exercice |
Date |
Ce champ permet de saisir le bornage de fin de l’exercice comptable sur lequel la balance doit être calculée. |
Par défaut, cette date est initialisée au 31 décembre de l’année en cours |
CONSULTer
Cette fonctionnalité permet d’accéder à une fiche Balance en consultation (aucune modification possible).
Pour consulter une fiche Balance :
- Dans le volet des menus, cliquez sur le menu Comptabilité, puis sur le sous-menu Balance Fourrière.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en bas de l’écran.
- Cliquez sur le bouton Consulter en bas de l’écran.
La fiche Balance apparaît alors en mode consultation (pas de modification possible).
Consulter une fiche Balance
- Une fois les informations consultées, cliquez sur le bouton Quitter en bas de l’écran pour revenir à la liste des fiches du jour.
Vous pouvez également demander l’impression de la fiche depuis cet écran (bouton Imprimer).
IMPRIMER
Cette fonctionnalité permet de lancer une impression de la Balance des comptes en deniers sélectionnée dans le tableau.
Pour imprimer la Balance :
- Dans le volet des menus, cliquez sur le menu Comptabilité, puis sur le sous-menu Balance Fourrière.
- Cliquez sur le bouton Ajouter en bas de l’écran.
- Cliquez sur le bouton Imprimer en bas de l’écran.
Une fenêtre de téléchargement apparaît alors à l’écran.
Fenêtre de téléchargement pour impression
- Sélectionnez l’option Ouvrir avec pour obtenir un aperçu avant impression
Vous pouvez également sélectionner l’option Enregistrer le fichier si vous souhaitez enregistrer le fichier sur votre poste de travail.
- Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix.
Les fiches sont alors présentées en aperçu avant impression.
Aperçu avant impression de la Balance
Si cet aperçu vous convient, il vous suffit de lancer l’impression sur l’une des imprimantes du service.
Note : Le format de la Balance des comptes en deniers est expliqué à la page Balance Fourrière - Format.