Archivage : Règles de traitement des fiches

ARCHIVAGE : REGLES DE TRAITEMENT DES FICHES

D'une fiche métier à une autre, on ne peut appliquer des règles identiques d'archivage.

Quelques exemples :

- Faut-il archiver une mention de main courante qui date de plus de 3 ans, mais à laquelle ont été adjoints des suivis plus récemment?

- Faut-il archiver une fiche "chien dangereux" qui é été créée il y a plus de 3 ans, alors que l'animal est toujours présent sur la commune?

...les questions sont nombreuses.

Le tableau ci-dessous présente les règles que nous avons mises en place dans le cadre de la procédure d'archivage automatisée.

Note : N correspond à la durée de conservation paramétrée dans chacun des modules (par défaut, N = 36 mois).

Groupe	Module	Archivable	Règle métier associée
Activités terrain	Main courante	OUI	Archiver - les fiches MC clôturées qui ont Date saisie < (Date jour -N mois) - les fiches MC non clôturées qui ont Date saisie < (Date jour -N mois), et Date relance< (Date jour -N mois) et pour lesquelles il n'existe pas de suivi qui présente une Date saisie > (Date jour -N mois) et Date relance< (Date jour -N mois) Dans tous les cas, conserver le lien Main Courante/Suivis et conserver le lien avec les images
Activités terrain	Rapports	OUI	Archiver les Rapports qui ont Date saisie < (Date jour -N mois) Conserver le lien avec les images
Activités terrain	Demande administré	OUI	Archiver - les fiches DA clôturées qui ont Date saisie < Date jour -les DA non clôturées qui ont Date saisie < (Date jour -N mois), et Date relance< (Date jour -N mois) Conserver le lien avec les images
Timbres amendes	Timbres amendes	1 fois	Un enregistrement ne peut être archivé que si - il n'existe pas de fiche dans le module contestations, - il existe une fiche dans le module contestations avec Date de contestation < (Date du jour -3ans) ou Date de contestation = vide Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive les enregistrements qui répondent à ces conditions Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: on archive les enregistrements qui répondent à ces conditions ET qui ont Date saisie < (Date du jour -3ans) avec Payé à OUI et Exporté à OUI Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités terrain	Stationnement abusif	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date saisie < (Date jour -N mois) Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités terrain	Fourrière automobile	OUI	Archiver tous les enregistrements Clôturés qui ont Date saisie < Date jour -pièces jointes Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités terrain	Tranquillité absence	OUI	Archiver tous les enregistrements Clôturés qui ont Date saisie < Date jour -pièces jointes Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités terrain	Animaux dangereux	OUI	Archiver seulement les fiches clôturées Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités terrain	Objets trouvés	OUI	Archiver seulement les fiches avec une date de restitution < Date jour-pièces jointes Conserver le lien avec les pièces jointes
Utilitaires	Vidéo protection	OUI	Archiver - les fiches clôturées qui ont Date saisie < Date jour -N mois - les fiches non clôturées qui ont Date saisie < Date jour -N mois, et Date relance< Date jour -N mois Dans tous les cas, conserver le lien avec les images
Activités administratives	Courriers	OUI	Archiver tous les enregistrements Clôturés qui ont Date saisie < Date jour -N mois Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités administratives	Enquête administrative	OUI	Archiver tous les enregistrements Clôturés qui ont Date saisie < Date jour -3ans Conserver le lien avec les pièces jointes
Activités administratives	Arrêtés	OUI	Archiver seulement les arrêtés dont la date de fin est arrivée à échéance Date fin validité<Date jour-3ans Conserver le lien avec les pièces jointes
Fonctionnement interne	Utilisateurs	OUI	Archiver seulement les fiches - avec Etat = Départ - des agents pour lesquels la date de dernière connexion < Date du jour - 3ans Conserver le lien avec les pièces jointes
Fonctionnement interne	Planning	OUI	Archiver tous les enregistrements relatifs à une date < Date jour -N mois
Fonctionnement interne	Bulletin service	OUI	Archiver tous les enregistrements relatifs à une date < Date jour -N mois
Fonctionnement interne	Activité service	1 fois	Tout archiver Conserver le lien avec pièces jointes
Fonctionnement interne	Cadre activité	OUI	Archiver tous les enregistrements supprimés qui ont Date saisie < Date jour -3ans
Fonctionnement interne	Dotations	OUI	Archiver seulement les fiches avec Date affectation<Date du jour - 3ans
Fonctionnement interne	Stock	NON
Fonctionnement interne	Carte professionnelle	OUI	Archiver seulement les fiches avec Expire le < Date jour-3ans
	Charte graphique	NON
	Base de données	NON
Paramétrage	Masques présences	NON
Activités terrain	Dossiers	OUI	Archiver seulement les dossiers clôturés, ou qui n'ont pas été modifiés depuis 3 ans Conserver le lien avec les fiches
Utilitaires	Alertes	NON
Timbres amendes	Commandes	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements qui ont Date saisie < Date du jour -3ans
Timbres amendes	Carnets	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements pour lesquels Carnet vide = OUI, ou Retourné = OUI
Timbres amendes	Attributions	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements qui ont Date saisie < Date du jour -3ans
Timbres amendes	Réclamations	1 fois	On archive tous les enregistrements qui ont Date de contestation < Date du jour -3ans ou Date de contestation = vide Attention : les Timbres amendes en lien avec les réclamations non archivées doivent être conservés
Timbres amendes	Paiements TA	1 fois	On archive tous les paiements, à l'exception de ceux en lien avec des Timbres amendes qui n'ont pas été archivés
Timbres amendes	Bordereaux paiements TA	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements qui ont Date saisie < Date du jour -3ans
Timbres amendes	Livre journal TA	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements qui ont Date saisie < Date du jour -3ans
Timbres amendes	Balance comptes	1 fois	Si la ville n'utilise plus le module depuis plus de 2 ans: on archive tout Si la ville n'utilise plus le module depuis moins de 2 ans: Archiver les enregistrements qui ont Date saisie < Date du jour -3ans
Activités terrain	Opérations funéraires	OUI	Archiver uniquement les fiches avec Date opération < Date du jour -3ans
Fonctionnement interne	Autorisation port arme	OUI	Archiver uniquement les fiches avec Date échéance< Date du jour -3ans
Fonctionnement interne	Entraînement tir	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date séance < Date jour -3ans
Fonctionnement interne	Stock armement	NON
Activités terrain	Gestion fourrière	OUI	Archiver les fiches avec date clÖture < Date du jour -3ans Archiver aussi les sous modules liés, et conserver le lien
Fonctionnement interne	Stock munition	NON
Fonctionnement interne	Stock arme	NON
Comptabilité	Bordereau paiements fourrière	OUI	Archiver les fiches avec Date création < Date du jour -3ans
Comptabilité	Livre journal fourrière	OUI	Archiver les fiches avec Date création < Date du jour -3ans
Comptabilité	Balance fourrière	OUI	Archiver les fiches avec Date création < Date du jour -3ans
Utilitaires	Contacts	NON
Fonctionnement interne	Affectation ODM	1 fois	Archiver les fiches avec Date création < Date du jour -3ans
Fonctionnement interne	Consignes	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date fin validité < Date jour -N mois
PVe	Infractions dématérialisées	OUI	Archiver les PVs avec date d'émission<Date du jour -3ans
Poste de commandement	Supervision	NON
Paramétrage	Evénements	NON	Purger les enregistrements supprimés et non liés à des enregistrements
Utilitaires	Référentiels	Purge	Purger les enregistrements supprimés
Activités terrain	Signalement	OUI	Archiver les fiches avec date de saisie < Date du jour -3ans ET dernière Date suivi< Date du jour -3ans
Poste de commandement	Messages	OUI	Archiver les fiches avec date de saisie < Date du jour -3ans
Poste de commandement	Points d'intérêt	NON
Fonctionnement interne	Brigade Canine	OUI	Archiver seulement les fiches - avec Etat = Départ Conserver le lien avec les pièces jointes
Fonctionnement interne	Vacation	1 fois	Archiver tous les enregistrements qui ont Date saisie < Date jour -3ans
Dépénalisation	Stationnement payant	OUI	Archiver tous les enregistrements - qui ont Date saisie < Date jour -3ans - ET qui n'ont pas de dossier Requête CCSP OU qui ont un dossier Requête CCSP clôturé
Dépénalisation	RAPO	OUI	Archiver tous les enregistrements - qui ont Date saisie < Date jour -3ans - ET qui n'ont pas de dossier Requête CCSP OU qui ont un dossier Requête CCSP clôturé
Dépénalisation	Requête CCSP	OUI	Archiver tous les enregistrements clôturés qui ont Date saisie < Date jour -3ans
Dépénalisation	Paiement FPS	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date saisie < Date jour -3ans et qui ne sont pas en lien avec un dossier Requête CCSP non clôturé
Dépénalisation	Demande Contestation	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date saisie < Date jour -3ans
Dépénalisation	Historique des contrôles	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date saisie < Date jour -3ans
Paramétrage	Modèle requête CCSP	NON
Paramétrage	Autorité Fps	NON
Transport	Contrôles	NON
Fonctionnement interne	Missions	OUI	Archiver tous les enregistrements qui ont Date fin de mission < Date jour -N mois
Poste de commandement	Supervision avancée	NON