Présentation du module


Le module Main courante vous permet de saisir et de gérer une main courante informatisée.


Ce module est organisé autour d’un tableau de bord général qui permet de gérer l’intégralité des besoins à partir d’un seul écran.

Au lancement du module, ce tableau présente par défaut la liste des fiches Main courante triées de la plus récente à la plus ancienne.


Un double clic sur une des lignes du tableau permet la consultation automatique d'une fiche Main courante.


Tableau des fiches Main courante disponibles


La colonne État permet de visualiser l’état de la mention de main courante :


  •  ROUGE : pas de suivi associé
  • ORANGE : suivi associé (en cours de traitement)
  •  VERT : mention traitée et clôturée

FILTRER LES ENREGISTREMENTS

Il est possible d'effectuer une recherche par critères grâce au bouton Filtre situé en haut à droite de l'écran .


Filtres du module Main Courante en v3.10


Les filtres pré-définis sont les plus couramment utilisés : Afficher MC du jour et Afficher MC + suivis en cours.

Vous pouvez également utiliser un filtrage "à la carte" avec des critères de recherche à compléter.


Par exemple : Une recherche par critères de Lieu

Filtrage "à la carte" par critères de lieu en v3.10

  1. Cliquez sur le bouton Filtre .
  2. Cliquez sur Lieu.
  3. Complétez les critères de recherche via les menus déroulants (la Voie, le Quartier, le Secteur, l'Arrondissement ou encore la Commune).
  4. Cliquez sur le bouton Filtrer pour obtenir des résultats.


 Note : Choisir un intitulé de Voie remplit automatiquement les champs de saisie Quartier et Commune.


Sélectionner un ou plusieurs enregistrements


Dans le tableau affiché à l'écran :


-        Cochez la case située à gauche de la ligne correspondant à l’enregistrement ;

OU

-        Cochez la case située à gauche de la ligne d’en-tête des colonnes afin de sélectionner toutes les lignes du tableau en un seul clic.

Toutes les cases du tableau sont alors cochées.

Les lignes sélectionnées sont alors marquées du symbole suivant : .


VISUALISER LES ENREGISTREMENTS


La barre de menus propose ainsi différents types d'affichages pour les fiches créées à l'intérieur des modules. Les différentes possibilités d'affichage sont décrites dans le tableau ci-dessous :


Icône

Mode d'affichage

Vue Liste

Affichage sous forme de liste dans un tableau

Vue Blocs

Affichage sous forme de blocs / vignettes

Vue Arborescente

Affichage sous forme d'arborescence (liens entre les fiches) [à partir de la v 3.10]

Vue Calendrier

[NON DISPONIBLE] Affichage sous forme de calendrier

Vue Carte

 Affichage sur fond de carte

Vue Statistiques

Affichage en représentation statistique



 Note : Pour en savoir plus sur les vues proposées dans ce module, reportez-vous au chapitre Visualisation des informations


FONCTIONNALITés


Pour accéder aux différentes fonctionnalités liées au module Main courante :


-        Effectuez un clic droit sur une fiche de Main courante située dans le tableau ;

OU

-        Cliquez sur l'icône  de la Main courante désirée, dans la partie la plus à droite du tableau.

Une liste de boutons s'affiche alors et donne accès aux différentes fonctionnalités du module.


2 accès aux fonctionnalités : clic droit et bouton à droite du tableau


 Note : Dans ce chapitre, nous développerons les fonctions spécifiques au module Main Courante.
Pour en savoir plus sur les fonctions génériques, reportez-vous au chapitre Actions et fonctionnalités.


Créer une nouvelle main courante

À partir du serveur back-office, la création d'une nouvelle main courante se fait avec le bouton .


  • Boutons spécifiques au module :


Voici les boutons spécifiques au module Main Courante :

   

Bouton

Fonctionnalité

Sélection d'un enregistrement

Sélection de plusieurs enregistrements

Effectuer un suivi des mentions de main courante, pour ajouter ou rectifier des informations.


Imprimer une synthèse de la mention sélectionnée

Accéder à la consultation d'une mention de main courante ainsi qu'à son suivi lié.


Clôturer la mention de main courante et de tous les suivis associés.

Créer un rapport pour une mention de main courante.


[à partir de la v 3.9]

Créer une mission pour une mention de main courante.



EFFECTUER SUIVI


Cette fonctionnalité permet aux agents de police d’effectuer un suivi sur une mention de main courante.


Le progiciel CITY-ZEN permet d’effectuer un suivi longitudinal des affaires.  

Le suivi de main courante permet d’ajouter ou de rectifier des informations saisies dans la mention de main courante à tout moment, sans faire de modification sur celle-ci.


Pour effectuer un suivi sur une mention :


  1. Cliquez sur le menu Activités terrain, puis sur le module Main courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Effectuez un clic droit sur la fiche de Main courante désirée ou utilisez le bouton ,  dans la partie la plus à droite du tableau.


  1. Cliquez sur le bouton Effectuer suivi.

L’écran présente alors à gauche les informations de la main courante non modifiables, et à droite le même formulaire pouvant être rectifié.


Écran Effectuer un suivi d'une main courante

Écran Effectuer un suivi d'une main courante


 Note : [à partir de la v 3.11] Pour éviter à l'agent d'avoir à re-saisir des informations, l’événement de la mention d’origine est automatiquement recopié dans le suivi de main courante.


  1. Ajoutez ou rectifiez les informations de votre choix.


  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer.



IMPRESSION RESUME


Cette fonctionnalité permet d'obtenir une impression de synthèse pour une ou plusieurs mentions de main courante .


Pour obtenir l'impression de synthèse (résumé)  :


  1. Cliquez sur le menu Activités terrain, puis sur le module Main courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Sélectionnez la ou les main(s) courante(s) de votre choix en cochant la case située à gauche de la ligne.


  1. Effectuez un clic droit sur la fiche de Main courante désirée ou utilisez le bouton ,  dans la partie la plus à droite du tableau.


  1. Cliquez sur le bouton Impression résumé.

Une fenêtre s'ouvre pour vous demander l'action à mener : ouvrir le fichier ou l'enregistrer sur votre poste de travail.

Sélectionnez l'action de votre choix, et cliquez sur le bouton OK en bas de cette fenêtre.


Fenêtre d'impression

  1. Le document de synthèse s'affiche à l'écran.





[à partir de la v 3.1 jusqu'à la 3.11] Synthèse des mains courantes

[à partir de la v 3.11] Nouvelle mise en page de la synthèse des mains courantes


 

CONSULTER MC + SUIVIS


Cette fonctionnalité permet d’accéder à une mention de main courante en consultation (affichage de la mention ainsi que des suivis associés).


Pour consulter une affaire :


  1. Cliquez sur le menu Activités terrain, puis sur le module Main courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Sélectionnez l’affaire de votre choix en cochant la case située à gauche de la ligne.


  1. Effectuez un clic droit sur l'enregistrement.


  1. Cliquez sur le bouton Consulter MC + suivis.

L’écran vous présente alors la mention principale, ainsi que toutes les mentions de suivi présentées par ordre chronologique.

clôturer mc + suivis


Cette fonctionnalité permet de procéder à la clôture d’une mention de main courante (clôture de la mention et de tous les suivis associés).

Une fois le traitement de l’affaire terminé, il est possible de procéder à la clôture de l’affaire.


Pour clôturer une affaire :


 Attention : La notion de clôture est définitive. Il n’est pas possible de « dé-clôturer » une fiche.
Lorsqu’une fiche est clôturée, les alertes liées à cette fiche sont inactivées.
Il n’est plus possible de la modifier, ni d’y ajouter des informations complémentaires.


  1. Cliquez sur le menu Activités terrain, puis sur le module Main courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Sélectionnez l’affaire de votre choix en cochant la case située à gauche de la ligne.


  1. Effectuez un clic droit sur l'enregistrement.


  1. Cliquez sur le bouton Clôturer MC + suivis.

Le logiciel procède alors à la clôture de la mention principale ainsi qu’à celle de tous les suivis associés. 


La fiche Main Courante est maintenant clôturée.

CRéer un rapport DEPUIS UNE MAIN COURANTE


Cette fonctionnalité permet de recopier automatiquement dans un formulaire de création de Rapport, les informations saisies en main courante : nature, date et adresse des faits, identités, etc...

Cela évite aux agents d'avoir à re-saisir des informations qu"ils ont déjà saisies en main courante.


  1. Dans le volet des menus, cliquez sur le menu Activités Terrain, puis sur le module Main Courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Sélectionnez l'affaire de votre choix en cochant la case située à gauche de la ligne.


  1. Effectuez un clic droit sur l'enregistrement.


  1. Cliquez sur l'action Créer rapport.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : elle affiche un formulaire de saisie du module Rapports. Certains champs sont pré-remplis avec les informations provenant de la fiche Main courante.


[à partir de la v 3.11] Quand la fiche d'origine est associée à des pièces jointes (photos, etc), une fenêtre "pop-up" propose d'associer ces pièces jointes à la nouvelle fiche.

Par exemple : si la fiche Main courante est associée à 2 photos, la fenêtre vous permet de faire en sorte que une ou plusieurs de ces photos soient également associées au Rapport qui sera créé.

Vous pouvez :

  • Ne pas copier les pièces jointes : dans ce cas, les photos restent associées à la fiche Main courante et ne seront pas visibles dans le Rapport résultant
  • Copier les pièces jointes : dans ce cas, les photos restent associées à la fiche Main courante mais seront également visibles dans le Rapport résultant
  • Sélectionner les pièces jointes : dans ce cas, vous pouvez choisir les photos qui devront être visibles dans le Rapport résultant


Gestion des pièces jointes lors de la génération d'une autre fiche


  1. Pour compléter le rapport et procéder à son enregistrement, suivez la procédure du chapitre Module Rapports.


CRéer unE MISSION DEPUIS UNE MAIN COURANTE [à partir de la v 3.9]


Cette fonctionnalité permet de recopier automatiquement dans un formulaire de création de Mission, les informations saisies en main courante : nature, date et adresse des faits,  etc...

Cela évite aux agents d'avoir à re-saisir des informations qu"ils ont déjà saisies en main courante.


  1. Cliquez sur le menu Activités Terrain, puis sur le module Main Courante.

L’écran vous présente alors la liste des mains courantes disponibles.


  1. Sélectionnez l'affaire de votre choix en cochant la case située à gauche de la ligne.


  1. Effectuez un clic droit sur l'enregistrement.


  1. Cliquez sur le bouton Créer mission.

Une nouvelle fenêtre du module Missions s'ouvre.


[à partir de la v 3.11] Quand la fiche d'origine est associée à des pièces jointes (photos, etc), une fenêtre "pop-up" propose d'associer ces pièces jointes à la nouvelle fiche générée.

Par exemple : si la fiche Arrêtés est associée à 2 photos, la fenêtre vous permet de faire en sorte que une ou plusieurs de ces photos soient également associées à la fiche Vigilance active qui sera créé.

Vous pouvez :

  • Ne pas copier les pièces jointes : dans ce cas, les photos restent associées à la fiche d'origine et ne seront pas visibles dans la fiche résultante
  • Copier les pièces jointes : dans ce cas, les photos restent associées à la fiche d'origine mais seront également visibles dans la fiche résultante
  • Sélectionner les pièces jointes : dans ce cas, vous pouvez choisir les photos qui devront être visibles dans la fiche résultante


Gestion des pièces jointes lors de la génération d'une autre fiche


  1. Suivez la procédure du chapitre Module Missions.


 Note : Pour en savoir plus sur l'utilisation du module Main courante, reportez-vous au chapitre Actions et fonctionnalités.