ANONYMISATION DES FICHES ARCHIVEES : FONCTIONNEMENT


 Attention : La fonction Anonymiser n'est disponible que pour les services ayant acheté l'option Archivage + . 


A l'issue du délai paramétré dans chacun des modules, toutes les fiches du module qui n'auront pas été modifiées sur la durée paramétrée sont automatiquement archivées. Elles restent cependant en base de données.


Si l'archiviste souhaite conserver ces fiches en base, mais procéder à leur anonymisation, il peut utiliser la fonction Anonymiser.


 Attention : La fonction Anonymiser utilise une fonction de "hashage" (cryptage) pour rendre illisibles les champs contenant des données dites personnelles (au sens RGPD du terme).
Les champs concernés sont précédés d'un logo


  Note : [à partir de la v 3.11] Les champs de saisie libre en multi lignes sont également marqués par le logo RGPD. En effet, il est courant que les agents saisissent des ces champs les coordonnées de personnes, ou les numéros de plaque d'immatriculation. Ces champs doivent donc être soumis aux règles de protection des données personnelles.


Pour accorder les droits d'anonymisation des fiches archivées :


  1. Cliquez sur le menu Paramétrage, puis cliquez sur le module Habilitations.


  1. Sélectionnez un profil d'utilisation dans la liste, puis cliquez sur le bouton Modifier.


  1. Cliquez sur l'icône  à droite de la ligne RGPD.

La ligne se "déplie" pour afficher les actions disponibles.



  1. Cochez la ligne correspondant à l'action pour laquelle vous souhaitez accorder des droits au profil d'utilisation.


  1. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran.

Le profil ainsi modifié pourra accéder à la fonction Anonymiser.


Vue liste Mains courantes : Menus de gestion des fiches archivées (menus en rouge)



Pour procéder à l'anonymisation des fiches archivées :


  1. Cliquez sur le menu correspondant au module de votre choix.


  1. Utilisez les filtres pour sélectionner un ensemble de fiches.

Les lignes correspondant à des fiches archivées apparaissent en grisé.


Vue liste Mains courantes : Menus de gestion des fiches archivées (menus en rouge)


  1. Sélectionnez les lignes correspondant aux fiches que vous souhaitez anonymiser en cochant la case située en début de ligne.


  1. Cliquez sur l'icône  située en haut à droite de l'écran.
    Les actions disponibles pour les fiches archivées sont affichées en rouge.


  1. Dans le menu contextuel, sélectionnez le menu Anonymiser.

Un message vous avertit sur le caractère définitif de cette action, et vous demande de confirmer l'action.


Message d'avertissement


  1. Cliquez sur le bouton OUI pour confirmer l'anonymisation des fiches.

Un second message vous demande confirmation.


Message de confirmation


  1. Cliquez sur le bouton OUI pour confirmer confirmer l'anonymisation des fiches.

Les fiches sont alors anonymisées , et un message de confirmation s'affiche en bas à droite de l'écran.


Message de confirmation


Les données saisies dans des champs marqués de l'icône  (champs contenant des données dites "personnelles",au sens RGPD du terme) sont remplacés par une suite de chiffres et de lettres de manière à ne plus être lisibles.


Fiche anonymisée : les champs contenant des données personnelles ne sont plus lisibles


 Note : Les fiches anonymisées sont toujours prises en compte dans les statistiques, pour les valeurs de champs "non personnelles" : type de fiche, quartier, etc...